އާންމު ލިޔުންތައް މިނިސްޓްރީ އޮފް ޑިފެންސްގެ ލިޔެކިޔުން ބެލެހެއްޓުމުގައި ގެންގުޅޭ ސްޓޭންޑަރޑް އޮޕަރޭޓިންގ ޕްރޮސީޖާ (އެސް.އޯ.ޕީ)

އާޓިކަލް އެކުލެވިގެންވަނީ: ދިވެހި, އިނގިރޭސި

1. ގަވަރމަންޓް އީލެޓަރ މެނޭޖްމަންޓް ސިސްޓަމް (ޖެމްސް) މެދުވެރިކޮށް މިނިސްޓްރީ އޮފް ޑިފެންސަށް ލިބޭ ކޮންމެ ލިޔެކިޔުމެއްވެސް އެންޓްރީ ޑެސްކުން ރިސީވްކޮށް، ކަމާގުޅޭ ސެކްޝަނަކަށް ރޫޓް ކުރަންވާނެއެވެ.

2. މިނިސްޓްރީ އޮފް ޑިފެންސްގެ ރިސެޕްޝަން ކައުންޓަރ މެދުވެރިކޮށް ލިބޭ ލިޔެކިޔުންތަކާއި، އީމެއިލް މެދުވެރިކޮށް ލިބޭ ލިޔުންތައް މިނިސްޓްރީގެ އެންޓްރީ ޑެސްކުން ބަލައިގަނެ، ޖެމްސްސިސްޓަމްގައި ރަޖިސްޓްރީކޮށް، ކަމާގުޅޭ ސެކްޝަނަކަށް ފޮނުވަންވާނެއެވެ.

3. ސެކްޝަންތަކަށް ލިބޭ ކޮންމެ ލިޔުމެއްގައިވެސް އެންޓްރީ ކުރާއިރު ރަޖިސްޓްރީ ނަންބަރާއި ތާރީޚާއި ގަޑި އާއި ބަލައިގަތް މުވައްޒަފުގެ ނަމާއި ސޮއި އޮންނަންވާނެއެވެ.

4. ރަޖިސްޓްރީ ކުރާ ކޮންމެ ލިޔުމެއްވެސް ރަޖިސްޓްރީ ކުރުމަށްފަހު، އިދާރީ ގޮތުން އެވަގުތަކު ހުންނަ އިސްވެރިޔަކަށް ދައްކާ އޭނާގެ ސޮއި ހޯދުމަށްފަހު، ސިޔާސީ އިސްވެރިއެއްގެ ލަފާ ހޯދައިގެން އޭނާ ކަނޑައަޅާ ގޮތެއްގެ މަތީން އަމަލު ކުރަންވާނެއެވެ.

5. ކޮންމެ ސެކްޝަނަކުންވެސް އެ ސެކްޝަނަކަށް ލިބޭ، އަދި އެ ސެކްޝަނަކުން އުފައްދާ އެންމެހާ ލިޔެކިޔުންތައް ގަވާއިދުން ތަރުތީބުން ފައިލްކޮށް ބަލަހައްޓަން ވާނެއެވެ.

6. ލިޔެކިޔުންތައް ފައިލް ކުރުމުގައި އެ ލިޔެކިޔުމުގައިވާ އެއްވެސް މައުލޫމާތަކަށް އުނިކަން ނާންނާނޭ ގޮތަށް ފައިލް ކުރުމަށް ފަރުވާތެރިވެ ސަމާލުކަން ދޭންވާނެއެވެ.

7. އެއްވެސް ލިޔެކިޔުމެއް ލިބުމަށްފަހު، ނުވަތަ އެ ލިޔުމާ ގުޅިގެން ނިންމަންޖެހޭ އެއްވެސް ކަމެއް ނިންމުމަށްފަހު، ވީހާވެސް އަވަހަށް އެ ލިޔުމެއް ފައިލް ކުރަންވާނެއެވެ.

8. އާއްމު ގޮތެއްގައި އޮފީހަށް ލިބޭ އަދި އޮފީހުން އުފައްދާ ލިޔެކިޔުންތަކުގެ އިލެކްޓްރޯނިކް ކޮޕީ، ޖެމްސް އާ އެސް.އޭ.ޕީ ފަދަ މަސައްކަތުގައި ބޭނުންކުރާ ސިސްޓަމްތަކުގައި ރައްކާކުރެވިފައި ހުންނާނެއެވެ.

9. އޮފީހުގެ މުވައްޒަފުންގެ ޕާސަނަލް ލިޔުންތައް ހިމެނޭ ފައިލްތައް ހުންނަންވާނީ މުވައްޒަފުންގެ ކަންތައްތައް ބަލަހައްޓާ ސެކްޝަންގެ ބެލުމުގެ ދަށުގައި ތަޅުލެވޭ ތަނެއްގައި ރައްކާތެރި ކުރެވިފައެވެ. އެއިން ފައިލެއް ނަގަންވާނީ އެ ސެކްޝަންގެ ވެރިއެއްގެ ހުއްދަ ހޯދައިގެންނެވެ. އޭނާ ނެތް ހާލަތެއްގައި މުވައްޒަފެއްގެ ފައިލެއް ކޮންމެހެން ބަލަން ޖެހިއްޖެ ހާލަތެއްގައި އެކަން ކުރަންވާނީ ވަގުތީ ގޮތުން އެޗް.އާރު ހިންގުމާ ހަވާލުވެހުރި ވެރިޔާގެ ބެލުމުގެ ދަށުންނެވެ.

10. ހުރިހާ ސެކްޝަންތަކެއްގެ ހުރިހާ ފައިލްތަކެއްވެސް ހުންނަންވާނީ، އެއީ ކޮންކަމަކާ ބެހޭ ކޮން ފައިލެއްކަމާއި އެއްކަމަކާ ބެހޭ އިތުރު ފައިލެއްނަމަ، އެ ފައިލްގެ ނަންބަރުގެ އިތުރުން ކިތައް ފައިލުގެ ތެރެއިން ކިތައްވަނަ ފައިލްކަން އެނގޭގޮތަށް ފައިލްގެ ބޭރުގައި ނަންޖަހާފައެވެ.

11. އެއްވެސް ފައިލެއް ނަގާ ބަލާ ހަދަންވާނީ، އެ ސެކްޝަނެއްގެ ކަމާބެހޭ މުވައްޒަފުން ނުވަތަ މިނިސްޓްރީ އޮފް ޑިފެންސްގެ ފައިލްތައް ބެލެހެއްޓުމާ ހަވާލުވެފައިވާ މުވައްޒަފުން ހަމައެކަނި ރަސްމީ ބޭނުންތަކުގައެވެ. އެއްވެސް މުވައްޒަފަކު އަމިއްލަ ބޭނުމަކަށް ނުވަތަ އެހެން ފަރާތެއްގެ ބޭނުމަކަށްވެސް އެއްވެސް ފައިލަކުން މައުލޫމާތު ނަގާ އެއްވެސް ފަރާތަކާ ހިއްސާކޮށްގެން ނުވާނެއެވެ.

12. އޮފީހަށް ލިބޭ ނުވަތަ އޮފީހުން އުފައްދާފައިވާ އެއްވެސް ލިޔެކިޔުމެއް ހަވާލުކުރެވިފައިވާ މުވައްޒަފެއްގެ އިހުމާލުން ގެއްލިއްޖެނަމަ، އެ މުވައްޒަފަކާމެދު ގަވާއިދުން ފިޔަވަޅު އަޅަންވާނެއެވެ.

އަޕްޑޭޓް ކުރި ތާރީޚް: 01 މޭ 2022